ビジネスメールの断り例文 欠席の場合やお決まりフレーズは

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ビジネスでお断りをするという場面はどうしても出てくると思います。お断りをする時に相手にどう伝えるかで今後も良好な関係を継続できるかどうか変わってきます。

ビジネスメールでお断りするときの例文は?
ビジネスメールで欠席のお断りメールは?
ビジネスでの断りのフレーズは?

と言った疑問にお答えしていきます。

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ビジネスメールでお断りするときの例文

以前は電話でしていた仕事の話も今はメールで済ますことも多くなってきました。
メールが多くなったぶん失礼のないように形式にのっとった文章を書くことが必要になってきます。

お断りメールは相手からの要求や依頼に沿うことができないことを伝えるものです。
何をお断りするかにもよりますが、失礼のないように断りを伝えましょう。

伝えるべきことはいくつかありますが
「相手に対して感謝する」
「意に添えないことをお詫びする」
「今後も良好な関係を継続したいことを伝える」

ということを意識して書いていきましょう。

何かの依頼や要求に対しての感謝の気持ちを伝えることで、断るというマイナスの部分を和らげることができます。
断る理由を相手に伝えることで印象を和らげることもできるので、曖昧にせずに差し障りの無い理由を書いておくと良いでしょう。

注文に対してのお断りメールの一例です
件名:○○ご注文について

○○○株式会社
営業部 田中様

いつもお世話になっております。
株式会社○○ ○○事業部の高橋一郎です。

このたびは○○を追加注文いただきありがとうございます。

しかしながら予想以上の売上で在庫切れとなっており、
ご注文をお受けすることができません。
ご要望に沿うことができずに大変申し訳ありません。

次回入荷は○月以降になる予定でございますので
入荷が決まり次第ご連絡差し上げます。

当社の都合によりご迷惑をお掛けして申し訳ありません。
取り急ぎお詫び方々ご連絡差し上げます。

——————————
株式会社 ○○ ○○事業部
高橋一郎(タカハシイチロウ)
住所:〒○○○-○○○○ 東京都○○区○○1-1-1
TEL :03-0000-0000  FAX:03-0000-0000 
URL :http://*****.co.jp
Mail:****@****.co.jp
——————————

ビジネスメールは要点を伝えることが大事です。
それにプラスして相手への思いやりや感謝の気持ちをきちんと伝えることで今後の良好な関係が続けられます。

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ビジネスメールでお断り 欠席の場合

お誘いを断って欠席することを知らせるビジネスメールを送ることもあるでしょう。
大事なのは曖昧な表現をせずにきちんと欠席を知らせることです。

よくある「検討します」「考えておきます」という文章では断っているのか本当に検討しているのかがわかりません。

欠席を伝える場合、相手に対して角を立てない断り方をして失礼のないようにしましょう。
さらにちゃんと断りつつお誘いをいただいた感謝の気持ちを伝えることも必要です。

お誘いいただいた会食を欠席するメール

このたびは○○事業部の会食に
お誘いいただきましてありがとうございます。

せっかくお声をかけていただきましたが
あいにくと出張の予定が入ってしまっており
残念ながら参加することができません。

皆様へもどうかよろしくお伝えください。

断る理由については「どうしても都合がつかず」というように書いても失礼ではありません。
何も理由を書かないよりは何かしら書いたほうが印象が良いです。

「次回のお誘いをお待ちしております」「又の機会にお会いできることを楽しみにしております」という次回につなげるひとことを入れてもいいでしょう。

ビジネスでのお決まりの断りフレーズは?

ビジネスのメールはプライベートなメールと同じように考えてはいけません。
友人に送るメールと区別するのは当たり前ですが、特有のビジネスの言い回しのようなものがあります。

たとえば断る言い回しひとつとってもいろいろな言い方があります。
「ご要望には添いかねます」
「お受けすることができません」
など。

遠慮するという言い方でも
「ご遠慮申し上げます」
「お気持ちだけ頂戴いたします」
など。

お断りするというのは実際に対面した状態でも伝えにくいものです。
メールのほうが相手が目の前にいないぶん冷静に対処できて良いかもしれません。

逆に考えるとニュアンスを上手く伝えることができにくいので、できるだけ誠実な対応をするといいでしょう。

ビジネスメールを出す相手は仕事の相手です。
メールだと気軽に書いてしまいがちですが、仕事に繋がる大事なメールですのでそういったことも意識して書くようにしてください。

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ビジネスについてはこちらの記事にまとめてあります。
ビジネスについての記事一覧まとめ

まとめ

なにごとも上手な言い回しや表現というものがあります。
上手な断り方ができるかどうかもビジネス上では大事なことです。
謝ったり断ったりすることが上手くできればどんな仕事もスムーズにいきそうです。

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