ビジネスメールの署名について マナーや入れ方やデザインは?

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入社や転職で新たな仕事を始めた人も多いでしょう。仕事でメールを使うことも多くなると思いますが、ビジネスメールには自分が何者なのかわかるような「署名」が必要になります。

ビジネスメールの署名にマナーはある?
ビジネスメールの署名の入れ方は?
ビジネスメールの署名のデザインは?

と言った疑問にお答えしていきます。

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ビジネスメールの署名のマナー

ビジネスメールにもマナーというものが存在します。

学生の頃のメールや友人へのメールにはいちいち署名をつけることはないと思いますが、ビジネスメールでは自分が何者なのか署名を付けて名乗るのがマナーです。

ビジネスメールは本文の後に、署名を最後に付けて送る癖をつけましょう。

署名に必要なのは「会社名」「部署名」「名前」「会社の住所」「電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」「ホームページののURL」などです。

名前はフルネームがいいでしょう。
特に同じ名字のスタッフがいる場合は必ずフルネームにしましょう。読み方がわかりづらい場合は読み方も付けましょう。

メールアドレスや会社のホームページのURLはすぐにクリックできる状態にしましょう。

e-mail:aaa@adresu.com
というようにスペースを開けずに続けてしまうと、正しいURLが出なくてエラーになってしまいます。
e-mail: aaa@adresu.com
のようにアドレスやURLの前にはスペースを入れるようにしましょう。

会社によって署名のテンプレートが決まっている場合がありますので、その様式通りに作れば良いでしょう。

特に決まっていないようなら、上司や先輩がどんな署名を使っているか見せてもらってはどうでしょうか。
心配なら作った署名を上司や先輩に見せておかしくないかを判断してもらうといいです。

署名は基本的に5行以内に収めるようにしましょう。あまり長いと迷惑になってしまいます。
署名部分と本文の区別をつけるために線を入れるといいでしょう。

会社によって、上司によってビジネスメールの考え方は多少違うことがあります。
これが絶対的に正しいというものはありませんので、臨機応変にやっていけばいいと思います。

大切なことはビジネスメールの体裁としてちゃんとしていて、誰が誰宛に出したメールなのかがわかればいいわけですからね。
ビジネス相手に失礼にならないようにするためのマナーということを忘れず、独りよがりにならないようにしましょう。

メールをビジネスに利用し始まって20年ほどは経つと思います。最初のうちはあくまで簡易的な連絡方法といった位置づけだった気がします。

友人の会社は社外に対してというより社内の連絡に利用していたようですし、私自身は基本は電話で詳細を残すためにメールを使ったりしていました。
メールはあくまでサブツールで、その頃のメールのマナーは「手紙」と同じような感じだった気がします。

ビジネスメールが一般的になってみんなが利用するようになったのはこの10~15年位なのではないかと思います。
なのでルールやマナーなどはこの10年ほどの間に段々確立されていったものです。
もしかしたらこれからも少しずつ変わっていくかもしれませんね。

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ビジネスメールの署名の入れ方は?

ビジネスメールの署名はどう入れればいいのでしょうか。

基本的な署名です
=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-
株式会社○○○ 営業部 大和太郎(ヤマトタロウ)
Tel; 03-0000-0000 Fax; 03-1111-1111
e-mail; *****@****.****
URL; ○○○○
=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-

◇ーーーーーーーーーーーーーーーーーー◇
有限会社 ○○○
 企画部 山田柚子(ヤマダユウコ)
  東京都中央区○○1-1-1 第一ビル7階
   Tel: 03-0000-0000 
E-mail: *****@***.com
◇ーーーーーーーーーーーーーーーーーー◇

こういった署名を自動的に入るように設定しておくと便利です。
どういったメールツールを使っているかにもよりますので、ネットでツール名と「署名設定」で検索すると出てきます。

たとえば「Windowsメール 署名設定」「Macメール 署名設定」「Gmail署名設定」・・・などです。

「Windowsメール署名設定」で検索するとこんな感じに出てきます。
Windowsメール署名設定   

それほど難しくはないのでぜひ設定しておきましょう。

ビジネスメールの署名のデザインについて

ビジネスメールの署名はきちんと作っておけば毎回利用できるので手間はかかりません。
時間のある時にでも気に入ったデザインの署名を作っておきましょう。

署名のデザインで凝ったものを使っている人もいますが、シンプルなもので充分ではないでしょうか。

仕事内容がデザイン系の場合は自分の感性を出すことも必要かもしれませんが、普通の会社員はあまり自己主張するのもどうかと思われてしまいます。基本はシンプルなもので線や点で上手くデザインして下さい。

顔文字とか特殊文字などは使わないほうがいいです。

具体的には
☆彡 ☆彡 ☆彡 ・・・とか
○o。. ○o。. ○o。.・・・とかはやめておきましょう。

学生ならまだしも社会人としてはどうでしょう・・・

おすすめはシンプルなものです、線を上手く使うと良いですね。

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使っているメールにもよりますが、フッターの部分に自動的に署名が入るように設定してしまうとラクですね。
設定が難しければ単語登録しておけば簡単に入ります。

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まとめ

ビジネスに必要なメールですが、使い方によっては失礼にもなるし業務を円滑にすすめる手段にもなります。
ビジネスメールはマナーを守って利用したいですね。

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