ビジネスメールは本文さえちゃんと書けばいいというものではありません。そのメールを送る相手がどう受けとるかというのも大きな問題になります。
ビジネスメールの宛先の書き方と言うのは基本中の基本ですので、間違わないようにしっかり覚えておきましょう。
ビジネスメールの宛名の書き方とは？
ビジネスメールで御中と様の使い分けは？
ビジネスメールの宛名はご担当者様でもいい？
と言った疑問にお答えしていきます。
ビジネスメールの宛名の書き方
ルールというのは、お互いに不愉快な思いをしないで話をスムースに進めるためのものです。
メールの宛先というのも基本的には「手紙」のルールをそのまま当てはめれば間違いはないでしょう。
ビジネスレターとビジネスメールはかなり共通点があります。
宛名を書くときには相手の名前を書きますが、送り先を考えて「様」や「御中」をつけましょう。
御中は会社宛のメールにつけるものと考えてください。
たとえば会社の代表アドレスに送るときには「御中」です。
もしくは部所の代表メールアドレスに送る時も「御中」になります。
担当する人が誰かわからないけれど相手先の誰かが見てくれればいいというメールが「御中」です。
今まで取引がなかった会社に問い合わせするときとか、担当者が移動してしまって現在の担当者名がわからないという時に使うと考えればいいでしょう。
「○○○○株式会社御中」
「○○○○株式会社 営業部御中」
担当者の名前がわかっている時には個人名でメールを送るので「様」を使います。
一度問い合わせをした場合は担当者から返信が来ることが多いと思います。担当者名がわかった時点で次回のメール宛名は「担当者名 様」になります。
「○○○○株式会社 営業部 山田次郎様」
担当者の個人メアドが書かれていた場合、次回からは個人メアドあてにメールすると思います。その場合は個人のメールアドレスに送るのですから「様」ですね。
基本的に個人のメールアドレスに送るときに御中は使いません。
本文中にどうしても相手の会社名を書きたいときは「様」のほうがいいでしょう。
間違い例
「○○○○株式会社御中に見積書を送付いたしましたので・・・」
正しい例
「○○○○株式会社様に見積書を送付いたしましたので・・・」
「御社に見積書を送付いたしましたので・・・」
ビジネスメールで御中と様の使い分けは？
「御中」と「様」の違いというのを知っていると迷わないかもしれません。
そもそも「御中」は役所や会社への返信で誰が開封してもかまわない封書に付ける宛名です。
ビジネスメールで使う時もこの考え方で間違いありません。
あくまで会社などの団体あてに送るときに使うもので、「その団体の中の誰か」あてと考えればいいでしょう。
個人の宛名には「御中」は使いません。
個人あてには「様」を使います。
よくある間違いは様と御中をいっしょに書いてしまうことです。
たとえば「高橋花子」さんにあてて出すメールなら「高橋花子様」になります。
「高橋花子様御中」と書いている人が時々いますが、個人の名前の後に「御中」を使うのは間違いです。
正しい使い方の例
○○○○株式会社御中
○○○○株式会社 営業部御中
○○○○株式会社 営業部 山田次郎様
○○○○株式会社 営業部 ご担当者様
誤った使い方の例
○○○○株式会社様
○○○○株式会社 営業部様
○○○○株式会社 営業部 山田次郎様御中
○○○○株式会社 営業部 ご担当者様御中
団体あてには「御中」、個人あてには「様」と覚えておくと間違えなくて済むと思います。
ちなみに役職名の後には「様」はつけませんのでその点も間違えないようにしてくださいね。
「☓ 高橋課長様 → ○ 高橋課長」
ビジネスメールの宛名はご担当者様でもいい？
会社へのメールを出したいが担当者の名前がわからないという時があります。
部署がわかっているならその部署にあてて出せばいいでしょう。
担当部署の誰かという意味で「ご担当者」という書き方があります。
この「ご担当者」には「様」もしくは「各位」をつけます。
○○○○株式会社 第一営業部 ご担当者様
○○○○株式会社 第一営業部 ご担当者各位
どちらも意味は同じようなものなので好きな方を使ってかまいません。
「各位」というのは「みなさま」という意味です。
ていねいな言い回しをしたいと「ご担当者様各位」としている方がいますが、両方使うのは間違いです。
各位と様はほぼ同じ意味なので「様様」「各位各位」と書いているのと同じです、どちらか片方を使ってください。
ビジネスについてはこちらの記事にまとめてあります。
⇒ ビジネスについての記事一覧まとめ
まとめ
ビジネス初心者はビジネスメールのルールを覚えるのもなかなか大変です。
慣れている人でも意外と間違って使っていることがある「御中」と「様」の使い分け、大丈夫ですか？
頭を整理しておくと間違うことはないので、一度きちんと覚えておきましょう。
