ビジネスメールで打ち合わせの依頼や日程調整など、例文は?

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打ち合わせをしたいという依頼のメールをこちらから出すときにはどんなことに気をつければ良いのでしょうか。
書き方を間違えてしまうととっても失礼なメールになってしまいます。
打ち合わせの依頼メールはどう書けば失礼にならないんでしょうか。

ビジネスメールで打ち合わせ依頼をする場合は?
ビジネスメールで打ち合わせの日程調整は?
打ち合わせ依頼メールの例文は?

と言った疑問にお答えしていきます。

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ビジネスメールで打ち合わせ依頼をする場合

メールで打ち合わせの依頼をする場合、何を伝えれば良いのかを意識して書くようにしましょう。

打ち合わせ依頼のメールの場合、伝えることは
「打ち合わせの用件」
「誰が対応するのか」
「日にち、時間」
「場所」

といったことをきちんと伝える必要があります。

何のための打ち合わせなのかをはっきりさせたほうが良いのでメールの件名に用件を入れてもいいですね。

「△△プロジェクトの打ち合わせ日程」
「新規事業○○についての打ち合わせ」
という感じで書いておけばわかりやすいですね。

もちろん普通に「打ち合わせの日程について」でもかまいませんが、いくつも仕事を抱えている人だとどの件なのかわからないかもしれませんね。

場所についてもこちらに来てもらうのか、こちらから伺うのかということをはっきりさせておきましょう。
どこで打ち合わせするのかによって予定が変わることもあるし時間の調整にも違いがでてしまいます。

「お手数ですが当社までお越しいただきたいのですがいかがでしょうか」
「担当者が貴社にお伺いしますがご都合はいかがでしょうか」

何名かの打ち合わせになる場合、打ち合わせに参加するのが誰なのかも伝えたほうがいい場合もあります。
とくに詳細がはっきり決まっていない用件の場合、担当者レベルの打ち合わせか、上司も交えての打ち合わせなのかで違いがあることもあります。

参加者の顔ぶれによっては必要な資料が違うこともあるでしょうし、どこまで話を進められるかも違うかもしれません。

「今回は上司の○○も同行させていただきます」
「プロジェクトリーダー○○他2名がお伺い致します」

分かる範囲で伝えておくと良いかもしれません。

また、他の用件のメールに合わせて入れるのはやめておいたほうが良いです。
メールは毎日たくさん来ますし、件名で今すぐ見るかあとから見るかを判断していることもあります。

特に最初の依頼メールは他の用件とは別に「打ち合わせ日程」で送ったほうが確実です。

電話でアポイントを取る場合もその前に一通メールを出しておいたほうが日にちがすんなり決まります。
いきなり電話で「いつが良いですか?」と聞かれても予定の確認や調整をする必要があって即答できないこともあります。

「のちほどお電話を入れさせていただきます」とメールしておけばスムースに決めることができます。

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ビジネスメールで打ち合わせの日程調整

打ち合わせの依頼で大事なのは「日にち」「時間」です。
ここをきちんと決めるためにやり取りするわけです。

候補になる日時を3つくらい書いておき、その中から都合のいい日を選んでもらうと決めやすいですね。
「ご希望の日にちは?」と聞かれてもなかなか返事できないこともあるので、むしろ候補を出しておくほうが返事が早いことが多いです。

日時の調整はお互いの予定を合わせる必要があるので何度かやり取りすることもあります。
こちらが出した日にちの都合がどうしても合わなければ相手に候補をいくつか出してもらえばいいですね。

調整が難しくてなかなか返事が来ないこともあるでしょうが、それではいつまでたっても日時を決めることができません。
いつまでに返事をして欲しいかをきちんと明記しましょう。

「○○日までにご返答いただけたら幸いです」
「今週末までにお返事いただけますでしょうか」

べつに失礼なお願いをしているわけではないのできちんと書いておいたほうが良いです。
早く日にちを決めてしまったほうがお互い予定が立てやすくなります。

打ち合わせ依頼メールの例文

件名:○○の打ち合わせ日程調整について

株式会社○○ 
営業部 山田様

いつもお世話になっております
○○コーポレーションの鈴木でございます。

さっそくですが新規事業○○について
打ち合わせに伺いたいと思っていますが
山田様のご都合はいかがでしょうか?

ご都合の良い日時をお知らせいただけますか。

○月○日(△) 13時~16時
○月○日(△) 14時以降
○月○日(△) 9時~12時

上記以外でも調整いたしますので
ご都合が悪いときはご連絡をお願い致します。
今週末までにご返事いただけると助かります。

打ち合わせは1時間ほどを予定しています。

お忙しいところ恐縮ですが
ご検討よろしくお願いいたします。

件名:○○プランの打ち合わせ日程について

○○株式会社
事業部 木村様

いつも大変お世話になっております
○○デザイン株式会社事業部の佐々木様でございます。

先日お問い合わせをいただきました販促プランについて
担当者と打ち合わせにお伺いさせていただこうと思っております。

○月○日以降で木村様のご都合の良い日時を
ご検討いただけますでしょうか。

木曜日にお電話で日時を確認させていただきますので
ご指示いただけますとありがたいです。

お忙しいところたいへん恐れ入りますが
どうかよろしくお願いいたします。

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ビジネスについてはこちらの記事にまとめてあります。
ビジネスについての記事一覧まとめ

まとめ

もちろんビジネスなのでメールはていねいな文章で礼儀正しく失礼のないように書いてください。
何を伝えたいのかがはっきりわかる文章と思いやりのある言い回しがあれば問題はありません。
お互い気持ちよく仕事が出来るようなメールのやり取りが出来るといいですね。

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