ビジネスメールでの催促や確認の例文、返信の遅れについて

ビジネスの場ではやりずらいことでもやらなければならない時があります。
それが「催促」ではないでしょうか。
他人に何か催促するのは言いにくいですよね。

ビジネスメールで催促や確認をする場合は？
ビジネスメールで催促するときの例文は？
ビジネスメールで返信が遅れる場合は？

と言った疑問にお答えしていきます。

ビジネスメールで催促や確認をする場合

約束していた書類が届いていない、お願いしていた見積もりができていない、今日中に返事をくれるはずだったのに返事がない・・・といったことがあると困ってしまいます。

ビジネスでは約束事はきちんと守ることが基本ルールですし、約束を守ってもらえないと今後の仕事にも影響してしまいます。
そんなときはこちらから「催促」のメールを送ることが多いと思います。

催促のメールで大事なのは「どうなっているのかを確認してもらう」「早急に回答が欲しいと伝える」ことです。
そしてこのふたつを丁寧で失礼がないような表現で伝えるようにしましょう。

確かに遅れているのは困りますが、感情的になってそのままメールを書いて送るのはやめましょう。
感情的な行動はビジネスでは後で後悔することも多いです。

いったん冷静になって感情を交えずに催促や確認のメールを送るようにしてください。
事実をキチンと伝えて確認をお願いするという内容がいいですね。
こちらが困っているということを伝えるのもいいでしょう。ただしあくまでも感情的にならずに事実を冷静に伝えましょう。

なにかトラブルが有るのかもしれないし、もしかしたらこちらのミスの可能性もあります。

たとえばシステムに問題がおこってメールが遅れている可能性もあります。システム障害があちら側こちら側どちらかにあるのかもしれません。
日にちや時間を勘違いしているのかもしれません。
もしかするとこちらの伝え方が悪くて後回しになっているのかもしれません。

実際はどうなのかわからないので、こちらが悪いことも十分に考えられます。
悪気がなく遅れてしまっていることもあります。

相手を責めるような文章でメールするとこれからの関係がギクシャクしてしまうかもしれません。
円滑な人間関係はビジネスを上手にすすめるための大きな要素です。

それにいちばん大事なことは「ビジネスをとどこおりなく進める」ことですよね。謝罪してもらうことがいちばん大事なわけじゃないですよね。
そのために必要なのは怒りをぶつけることではなく事実を確認してどう進めるか検討することでしょう。

ていねいな言葉で催促のメールをおくりましょう。
こちらが下手に出ておいたほうが、相手は申し訳ないという気持ちを持ってくれるはずです。

ビジネスの催促メールは「ていねいに」「はっきりと事実を確認」して「早急に回答してほしい」ということを伝えてください。

ビジネスメールで催促するときの例文

ビジネスメールで返信が遅れる場合

ビジネスであってもメールの返信が遅い人というのは多いような気がします。

事情があって担当者がメールを確認していないとか迷惑メールに入ってしまったとか理由があるかもしれません。
でも後でメールを返そうと思っていたのに忘れたとか、返事を出すのが単に遅れたという人が意外に多いような気がします。

基本的にビジネスメールの返事は翌日までにするようにしましょう。
日にちの指定があるなら付箋を貼っておいて忘れないようにするとか工夫しましょう。

社内メールの場合は「取り急ぎ」メールで用件のみでもかまいません。
早く対応することが優先されている場合に限りますけどね。

このように「取り急ぎ」は一つの要件のみを早く知らせたい場合に使います。
ただし社外やお客様に対しては急いでいてもきちんと形式通りにメールした方がいいです。

形式というのは挨拶をしてから用件を伝え、最後に結びの言葉を書くということです。
最低限でも形式通りに書いて送ることが相手へのマナーになります。

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ビジネスについてはこちらの記事にまとめてあります。
⇒ ビジネスについての記事一覧まとめ

まとめ

催促するのはちょっと気が重いかもしれません。でも仕事をスムーズに進めるためには催促したり確認したりするとこがどうしても必要になります。
言いづらいことを上手く言えるようになると仕事もうまく行きそうな気がします。