ビジネスメールでの催促や確認の例文、返信の遅れについて

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ビジネスの場ではやりずらいことでもやらなければならない時があります。
それが「催促」ではないでしょうか。
他人に何か催促するのは言いにくいですよね。

ビジネスメールで催促や確認をする場合は?
ビジネスメールで催促するときの例文は?
ビジネスメールで返信が遅れる場合は?

と言った疑問にお答えしていきます。

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ビジネスメールで催促や確認をする場合

約束していた書類が届いていない、お願いしていた見積もりができていない、今日中に返事をくれるはずだったのに返事がない・・・といったことがあると困ってしまいます。

ビジネスでは約束事はきちんと守ることが基本ルールですし、約束を守ってもらえないと今後の仕事にも影響してしまいます。
そんなときはこちらから「催促」のメールを送ることが多いと思います。

催促のメールで大事なのは「どうなっているのかを確認してもらう」「早急に回答が欲しいと伝える」ことです。
そしてこのふたつを丁寧で失礼がないような表現で伝えるようにしましょう。

確かに遅れているのは困りますが、感情的になってそのままメールを書いて送るのはやめましょう。
感情的な行動はビジネスでは後で後悔することも多いです。

いったん冷静になって感情を交えずに催促や確認のメールを送るようにしてください。
事実をキチンと伝えて確認をお願いするという内容がいいですね。
こちらが困っているということを伝えるのもいいでしょう。ただしあくまでも感情的にならずに事実を冷静に伝えましょう。

なにかトラブルが有るのかもしれないし、もしかしたらこちらのミスの可能性もあります。

たとえばシステムに問題がおこってメールが遅れている可能性もあります。システム障害があちら側こちら側どちらかにあるのかもしれません。
日にちや時間を勘違いしているのかもしれません。
もしかするとこちらの伝え方が悪くて後回しになっているのかもしれません。

実際はどうなのかわからないので、こちらが悪いことも十分に考えられます。
悪気がなく遅れてしまっていることもあります。

相手を責めるような文章でメールするとこれからの関係がギクシャクしてしまうかもしれません。
円滑な人間関係はビジネスを上手にすすめるための大きな要素です。

それにいちばん大事なことは「ビジネスをとどこおりなく進める」ことですよね。謝罪してもらうことがいちばん大事なわけじゃないですよね。
そのために必要なのは怒りをぶつけることではなく事実を確認してどう進めるか検討することでしょう。

ていねいな言葉で催促のメールをおくりましょう。
こちらが下手に出ておいたほうが、相手は申し訳ないという気持ちを持ってくれるはずです。

ビジネスの催促メールは「ていねいに」「はっきりと事実を確認」して「早急に回答してほしい」ということを伝えてください。

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ビジネスメールで催促するときの例文

件名:カタログ原稿の件
株式会社○○○
広報部 石田様

いつもお世話になっております
△△株式会社 企画部の鈴木です。

先日お願いいたしましたイベントのカタログ原稿についてですが、
お約束の○月○日を過ぎましたが届いておりません。
現在の状況をご確認いただけますでしょうか。

今後の作業や手続きもございますので
このままではイベントに影響が出てしまう可能性がございます。

お忙しいところおそれいりますが
○日までにご連絡をお願いできますでしょうか。

なお行き違いでご送付いただいておりました場合は
たいへん申し訳ありません。

ご多用中恐縮でございますが何とぞよろしくお願いいたします。

————————————-
△△株式会社
企画部 鈴木秀子
〒111-1111 東京都中央区○○町1-1-1
TEL: 00-0000-0000
Mail: ◇◇◇@△△.co.jp
URL:http://www.△△.co,jp

————————————-

件名:見積書送付のお願い
株式会社○○
営業部 内田太郎様

お世話になっております
△△株式会社 総務部の山本和夫です。

○月○日に倉庫改修工事の見積もりをお願いしておりますが
お約束の日にちを過ぎておりますがいまだ届いておりません。

弊社の月末会議資料として必要なため大変困っております。
何かの手違いがあるのかもしれませんが
確認をお願いできますでしょうか。

本メールと行き違いがございましたら
ご容赦ください。

お忙しいところ急がせてしまって申し訳ありませんが
よろしくお願いいたします。

^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
△△株式会社
総務部 山本和夫
〒111-1111 東京都中央区○○町1-1-1
TEL: 00-0000-0000
Mail: □□□@△△.co.jp
URL: http://www.△△.co,jp

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ビジネスメールで返信が遅れる場合

ビジネスであってもメールの返信が遅い人というのは多いような気がします。

事情があって担当者がメールを確認していないとか迷惑メールに入ってしまったとか理由があるかもしれません。
でも後でメールを返そうと思っていたのに忘れたとか、返事を出すのが単に遅れたという人が意外に多いような気がします。

基本的にビジネスメールの返事は翌日までにするようにしましょう。
日にちの指定があるなら付箋を貼っておいて忘れないようにするとか工夫しましょう。

社内メールの場合は「取り急ぎ」メールで用件のみでもかまいません。
早く対応することが優先されている場合に限りますけどね。

営業部  山田様

企画部の河合です。
提出書類の修正いたしました、ご指摘ありがとうございました。
取り急ぎご連絡いたします。

このように「取り急ぎ」は一つの要件のみを早く知らせたい場合に使います。
ただし社外やお客様に対しては急いでいてもきちんと形式通りにメールした方がいいです。

形式というのは挨拶をしてから用件を伝え、最後に結びの言葉を書くということです。
最低限でも形式通りに書いて送ることが相手へのマナーになります。

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ビジネスについてはこちらの記事にまとめてあります。
ビジネスについての記事一覧まとめ

まとめ

催促するのはちょっと気が重いかもしれません。でも仕事をスムーズに進めるためには催促したり確認したりするとこがどうしても必要になります。
言いづらいことを上手く言えるようになると仕事もうまく行きそうな気がします。

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