ビジネスメールで見積もり後にお断りする場合の文例やマナー

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見積もりをお願いしたけれどお断りすることになったという事例はビジネスの場でもよくあることです。
わざわざ見積もりをお願いしているのでお断りするのも悪い気がしてしまいますが、きちんと返事しないのは余計に失礼です。

ビジネスメールで見積もり後にお断りする場合は?
見積もり後のお断りの文例は?
メールでのお断りマナーは?

と言った疑問にお答えしていきます。

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ビジネスメールで見積もり後にお断りする場合

ビジネスで何社かに見積もりをお願いすることは多いと思います。

何かを購入する、サービスを利用するといったことに対してより条件のいいところにお願いするのは当然です。
代替が効かないものは別ですが、見比べて決めるのは普通のことです。

そうして数社に見積もりをお願いした場合、お願いすることに決めた1社以外は「お断り」をすることになります。
お互いに嫌な思いをしないように上手にお断りをしましょう。

メールで何をどう伝えるかですが「感謝」「理由」「次に繋げる」ということを意識しましょう。

感謝
見積もりをお願いしているということは相手に手間を取らせてしまっているわけです。
見積書を作るためには時間もかかっていますし、相手方で心遣いをしてくれているかもしれません。

「見積を出してください」というこちらからのお願いに答えてくれているわけです。
まずは見積もりをしてくれたことに対してのお礼とか感謝の気持ちをきちんと伝えましょう。

理由
差支えのない範囲で今回断ることになった理由を伝えてもいいでしょう。
見積もりでは「予算」「納期」という部分を見ることが多いと思います。

付き合いの程度によってですが「この部分がこちらの希望と合わなかった」と伝えても良いでしょう。
相手もどの部分がネックになったかを知りたいと思いますので伝えてあげると良いでしょう。

次に繋げる
今回はお断りすることになりましたが、もしかすると次回は仕事をお願いすることになるかもしれません。
会社によって得意分野が違いますので、たまたま今回は不得意な分野だったのかもしれません。

今回は条件が合わなかったけど違う件では条件ピッタリということも多いわけです。
次回に繋がるような関係を良好に保つフォローを盛り込むとなおいいですね。

メールの文章はくどくど長く書く必要はありません。
文章自体は簡潔に書けばいいですが、礼儀正しく伝えましょう。

大事なことは相手との関係を壊さないようにするということです。
今回は希望と合わなかったのでお断りするけれど、もしかすると今後お世話になるかもしれません。

なので見積もりをとった会社に対しては礼儀を尽くしてお断りをするという気持ちを持ちましょう。
失礼な断り方をしたり、不快になるような事を言ったり、理不尽な理由をつけたりするのはやめましょう。

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見積もり後のお断りの文例

例1

件名:ご提案いただいた○○システム導入の件

○○システム開発 
営業部 田村一郎様

いつもお世話になっております
△△株式会社 総務部の大山です。

このたびは○○システム導入に関してのご提案をいただき
ありがとうございました。

社内で慎重に検討しましたが、
メンテナンス費用の点で弊社の希望と折り合いがつかず
残念ながら今回は見送らせていただくこととなりました。

またご提案をいただくこともあるかと存じます、
その際はどうかよろしくお願い申し上げます。

末筆ながら御社ますますのご発展をお祈り申し上げます。

—————————————
△△株式会社 総務部
大山誠(オオヤママコト)
〒000-0000
東京都中央区○○1-1-1
TEL: 03-0000-0000

例2

件名:○○見積もりについて

株式会社◇◇ 第一事業部
佐々木花子様

平素よりたいへんお世話になっております
□□企画社の遠藤です。

このたびは○○の見積もりをありがとうございました。

数社から見積もりをいただき社内で慎重に検討した結果
納期の関係で他社にお願いすることとなりました。

今回は残念な結果になりましたが
当社の事情を考慮してご提案くださいましたこと
心より感謝いたしております。

また何かありましたらお声をかけさせていただきますので
今後ともよろしくお願いいたします。

—————————————
□□企画社 営業部
遠藤雅夫(エンドウマサオ)
〒000-0000
東京都中央区○○1-2-3
TEL : 03-0000-0000
URL : http://aaaa.co.jp

メールでのお断りマナー

見積もりをお願いしたのに断るのは申し訳ない・・・という気持ちを持ってしまうこともあると思います。
特に新入社員とか、今までの部署では見積もりをお願いする機会が少なかった人は「断る」ということに抵抗があるかもしれません。

でも見積もりというのは数社からとって条件を見比べるのは当たり前のことなんです。
お断りするということは何かしら条件が合わなかったのでしかたがないことなんです。

見積もりを出している会社でもそういった事態は十分にわかっていると思います。
断られることもあるという想定はしているでしょう。

とはいえ、見積もりをお願いして手間を取らせてしまっているので感謝の気持ちをキチンと伝えることはとても大事です。
これはビジネスに限らず当然のことでしょう。

たまたま条件が合わなかっただけなので「はっきりわかりやすく失礼のないように」断りましょう。
もし自分が逆の立場だったらどう感じるか考えるとわかりやすいと思います。

もしかすると次に何かあればお願いすることがあるかもしれないので、今後の良好な関係を維持することができるように心がけてください。

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ビジネスについてはこちらの記事にまとめてあります。
ビジネスについての記事一覧まとめ

まとめ

ビジネスに限ったことではないのですが人間関係を大事にしておいたほうがいろんなことがうまくいくことが多いですね。
お断りする場合でもそういったことを意識してくださいね。

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